○平川市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成20年12月9日
訓令第10号
(目的)
第1条 この訓令は、平川市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、もってデータの適切な管理運営及びデータの保護に資することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び市民課、尾上総合支所、碇ヶ関総合支所に設置した戸籍専用端末により戸籍及び除かれた戸籍の事務(以下「戸籍事務」という。)、戸籍の附票の事務(以下「戸籍附票事務」という。)並びに人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍に係る事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ統括保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適切な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ統括保護管理者(以下「統括保護管理者」という。)を置き、市民生活部長をもって充てる。
(戸籍データ保護管理者)
第5条 戸籍情報システムの運用及びデータ保護について適切な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長及び総合支所長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第6条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、統括保護管理者に報告しなければならない。
(業務端末機取扱責任者及び戸籍情報システムの取扱職員)
第7条 保護管理者は、業務端末機の適切な管理をするため、業務端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課長補佐及び総合支所長補佐をもって充てる。
2 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の事務処理範囲を定めるものとする。
(データ保護)
第8条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な業務端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 データは、不要となった時点で、速やかに裁断その他の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適切に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で裁断その他の復元できない方法により処分すること。
(4) クラウドサービスは、外部認証のPCIDSS(クレジットカード情報の保護のセキュリティ基準をいう。以下同じ。)を取得しているデータセンターで提供されるものでなければならない。この場合において、保護管理者は、戸籍サーバにおける磁気ディスク等の適切な管理の実施を担保するため、必要に応じて、戸籍情報システム事業者に対してPCIDSSの認証が継続していることを示す書類等の提出を求めることができる。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次の各号により適切に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等出力帳票の安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、裁断その他の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適切な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄しようとするときは、保護管理者の承認を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者にID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 戸籍サーバへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡させ、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可されたID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
4 戸籍データへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、その利用状況を把握しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡させ、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第14条 保護管理者は、取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は、戸籍情報システムを操作することはなく、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は、取扱職員にて実施する。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じてその利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第15条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにそれぞれアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの管理状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(業務端末機の操作)
第17条 業務端末機は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員でなければ使用することができない。
2 業務端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 見出データ及び戸籍に関するデータは、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第18条 保護管理者は、データの適切な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第19条 データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、保護管理者は、取扱責任者及び取扱職員に対して年1回以上の教育、研修計画を策定し、実施しなければならない。
(会議)
第20条 データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 統括保護管理者は、必要に応じて会議を招集するものとする。
3 会議は、統括保護管理者のほか、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 統括保護管理者は、必要と認めるときは、前項に掲げる職員以外の者の出席を求め、その意見等を聴くことができる。
5 会議の庶務は、市民生活部市民課において処理する。
附則
この訓令は、平成20年12月9日から施行する。
附則(令和4年3月22日訓令第7号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和6年11月20日訓令第16号)
この訓令は、令和7年2月3日から施行する。